ROI de la impresión gestionada (MPS): cómo calcular el retorno y convencer a dirección

Presentar un proyecto de impresión gestionada (MPS) a dirección exige algo más que hablar de ahorro: hay que demostrarlo con números. Calcular el ROI correctamente es la diferencia entre conseguir el visto bueno o que el proyecto se quede en un cajón.

Qué es el ROI en impresión gestionada y por qué importa

El retorno de la inversión (ROI) mide cuánto beneficio genera un proyecto en relación con lo que cuesta implementarlo. En impresión gestionada, el ROI no se limita al precio por página: incluye el tiempo del personal de IT, las incidencias evitadas y la reducción de compras de consumibles no planificadas.

Los costes ocultos que no ves en tu factura de impresión

• Tiempo de IT dedicado a incidencias y sustitución de consumibles.

• Compras urgentes de tóner a precio no negociado.

• Equipos infrautilizados o sobredimensionados en departamentos con poco volumen.

• Pérdida de productividad por averías no detectadas a tiempo.

• Falta de trazabilidad del gasto real por departamento o centro de coste.

Cómo calcular el ROI paso a paso

Un cálculo de ROI útil compara el coste total actual (equipos, consumibles, mantenimiento, horas de IT) frente al coste del servicio de impresión gestionada, incluyendo el ahorro por optimización del parque y la reducción de incidencias. La fórmula habitual es: ROI = (Ahorro generado − Coste del servicio) / Coste del servicio × 100. Un proyecto de MPS bien dimensionado suele mostrar resultados visibles en los primeros 6 a 12 meses.

KPIs que debes llevar a la reunión con dirección

Además del ahorro económico, conviene presentar indicadores como el coste por página antes y después, el número de incidencias mensuales, el tiempo medio de resolución y el porcentaje de reducción de compras de consumibles no planificadas. Estos datos convierten una propuesta técnica en un argumento financiero sólido.

Preguntas frecuentes sobre el ROI en impresión gestionada

¿En cuánto tiempo se recupera la inversión en un proyecto MPS?

La mayoría de las empresas empieza a ver ahorro neto entre los 6 y los 12 meses, dependiendo del tamaño del parque y de la situación de partida.

¿Qué datos necesito antes de calcular el ROI?

Como mínimo, el número de equipos, el volumen de páginas impresas, el gasto actual en consumibles y las horas de soporte técnico dedicadas a impresión.

¿El ROI de la impresión gestionada solo se mide en dinero?

No. Aunque el ahorro económico es el argumento principal, factores como la reducción de incidencias y la mejora de la productividad del equipo de IT también forman parte del retorno.

¿Cómo presento el ROI a dirección de forma convincente?

Lo más efectivo es comparar el escenario actual con el propuesto usando los mismos indicadores, apoyándose en datos reales de la auditoría del parque de impresión en lugar de estimaciones genéricas.

Calcular y comunicar bien el ROI de un proyecto de impresión gestionada no solo facilita la aprobación de dirección, también establece los indicadores que permitirán demostrar el éxito del proyecto en los meses siguientes.

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